L'accueil d'un stagiaire au sein d'une structure professionnelle est une démarche encadrée par des dispositions législatives strictes visant à garantir la qualité pédagogique de l'expérience, tout en protégeant le stagiaire contre toute forme d'abus ou de substitution à un emploi salarié. Le code de l’éducation définit le stage comme une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel, permettant au stagiaire d'acquérir et de mettre en œuvre les compétences professionnelles en lien avec sa formation. Puisqu'un stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise qui l’accueille, il ne possède pas le statut de salarié, ce qui implique des règles spécifiques concernant l’encadrement et le nombre de stagiaires autorisés.
Les quotas de stagiaires : une limitation pour éviter les abus
Le législateur a souhaité éviter les dérives qui conduisent les entreprises à recourir aux services de stagiaires là où un contrat de travail devrait être conclu. Afin d’éviter qu’une entreprise ait un recours excessif aux stagiaires, la loi du 10 juillet 2014 réformant les stages a instauré des plafonds précis. Ces limitations ont de lourdes conséquences structurelles, notamment sur les start-ups habituées à fonctionner uniquement avec les associés fondateurs.
Pour les entreprises de moins de 20 salariés, la réglementation est claire : elles peuvent accueillir 3 stagiaires au maximum en même temps. Pour les organismes d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif total. Par exemple, une entreprise de 45 salariés peut accueillir en même temps 7 stagiaires maximum, le calcul étant basé sur 15 % de 45, soit 6,75, arrondi à l'entier supérieur ou selon les modalités de calcul en vigueur.
Le rôle et le nombre de tuteurs par stagiaire
Chaque stagiaire doit être encadré par un tuteur dans l’entreprise. Le tuteur est le référent par excellence au sein des structures d’accueil, l'allié et le meilleur guide du stagiaire. Afin d’accueillir et encadrer au mieux le ou les stagiaires dans l’entreprise conformément à leur cursus pédagogique, l’employeur doit désigner un tuteur parmi les salariés.
La réglementation précise que chaque tuteur suit 3 stagiaires au maximum au cours de la même période. Ce plafond est essentiel pour garantir que le tuteur puisse réellement assurer ses missions de conseil et d'accompagnement. Le tuteur de stage a un rôle de conseiller : il est tenu d’apporter ses conseils au stagiaire pour sa bonne assimilation des méthodes de travail et des notions clés. Il est également tenu de se rendre disponible pour répondre aux questions du stagiaire et s’assurer de la bonne compréhension de ce qu’il lui apprend. Selon la recommandation révisée du Conseil, le tuteur désigné devrait apporter au stagiaire un accompagnement et des conseils ciblés, dépassant le simple accueil pour favoriser le développement personnel et l’intégration dans l’environnement de travail.
Le tutorat en entreprise
Les obligations de l’employeur et le cadre pédagogique
L’employeur doit confier au stagiaire des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement de formation, en fonction du diplôme ou du certificat préparé et des activités de l’entreprise. Il est interdit de recourir à un stagiaire pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste permanent, faire face à un accroissement temporaire d’activité, occuper un emploi saisonnier ou remplacer un salarié en cas d’absence ou de licenciement.
Une section spécifique du registre unique du personnel de l’entreprise devra être créée et les stagiaires devront y être inscrits. Par ailleurs, aucune tâche dangereuse ne pourra être confiée à un stagiaire. Si le stagiaire est mineur, il convient de s’assurer du respect des dispositions particulières applicables aux jeunes travailleurs de moins de 18 ans, car certains travaux sont interdits aux mineurs quel que soit leur statut.
Droits, protection et gratification
Même si le stagiaire n’a pas le statut de salarié, il doit bénéficier, au même titre et conditions que les salariés de l’organisme d’accueil, de protection et de droits, liés notamment au harcèlement moral ou sexuel. L'employeur est le garant des libertés individuelles à leur égard. Il doit leur donner accès au restaurant d’entreprise ou leur faire bénéficier des tickets restaurant et prendre en charge une partie des frais de transports publics.
Le versement d’une gratification mensuelle est obligatoire dès lors que le stagiaire est accueilli plus de deux mois consécutifs. Ce montant doit être au minimum égal à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. Pour 2024, le taux horaire applicable s’élève à 4,50 €. L’employeur peut toutefois décider d’accorder une gratification supérieure aux exigences légales, car elle n’est pas plafonnée.
La gestion des temps et des absences
Les stages ne pourront désormais plus excéder une durée de 6 mois consécutifs au sein d’une même entreprise. Seule la présence effective, et non la durée stipulée dans la convention de stage, sera prise en compte. Le temps de travail applicable au stagiaire est soumis aux mêmes règles que celles applicables aux salariés : les stagiaires ne peuvent travailler plus de 35 heures par semaine, ni plus de 10 heures par jour.
Lorsque le stage dure plus de deux mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d’autorisations d’absence. En cas de maternité, de paternité ou d’adoption, le stagiaire bénéficie de congés pour une durée équivalente à celle prévue pour les salariés. À la fin de la période de stage, vous devez remettre au stagiaire une attestation, étant précisé qu'il est possible d’embaucher le stagiaire à l’issue de la période.
Responsabilités en matière de sécurité et sanctions
Depuis le 1er juillet 2025, les obligations de formation en matière de sécurité au travail sont renforcées, notamment la prévention des risques liés à la chaleur. L’employeur ne peut pas prononcer de sanction disciplinaire à l’encontre d’un stagiaire qui ne respecterait pas les règles de sécurité ; il doit en informer l’établissement d’enseignement. En cas d’accident du travail, l’organisme de formation du stagiaire dispose désormais d’une action récursoire contre l’entreprise en cas de faute inexcusable de sa part.
La loi renforce les prérogatives des inspecteurs du travail pour éviter les abus. Si l’inspecteur constate un manquement, cela donnera lieu à un rapport au directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi. Les sanctions pour non-respect de cette réglementation consistent en une amende administrative dont le montant est proportionnel à la gravité du manquement constaté.
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