La gestion d'un bien immobilier en location implique pour le propriétaire-bailleur une compréhension fine des mécanismes de récupération des charges. En tant que propriétaire-bailleur, vous pouvez récupérer une partie des charges sur le bien loué auprès de votre locataire. Ces charges locatives, régularisées annuellement ou perçues sous forme de forfait, couvrent des dépenses variées allant de la consommation d'eau et du chauffage à l'entretien des parties communes. Comprendre la distinction entre les frais incombant au propriétaire et ceux transférables au locataire est essentiel pour une gestion locative saine et conforme à la réglementation.
Les charges de personnel : gardiens, concierges et employés d’immeuble
Sous certaines conditions, le salaire du personnel d'entretien (gardien ou concierge ou employé) fait partie des charges que le locataire doit payer. Ces charges sont dites récupérables sur le locataire. Les dépenses de personnel récupérables sur le locataire correspondent uniquement à la rémunération (salaire brut) et aux charges sociales et fiscales. Elles n’incluent donc pas les dépenses suivantes, qui restent à la charge des propriétaires : le salaire en nature, l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur, ainsi que la cotisation à la médecine du travail.
Il est crucial de distinguer le statut de l'intervenant pour déterminer le taux de récupération :
- L'employé d'immeuble : Il est embauché par une entreprise et ne dispose généralement pas de logement de fonction dans la copropriété. Lorsque l’employé de l’immeuble gère l’entretien des parties communes ou l’élimination des déchets (sortie des poubelles), les charges liées à son salaire sont payées en totalité par le locataire. Ces charges sont ainsi récupérables en totalité par le propriétaire.
- Le gardien ou concierge : La règle est différente selon la mission assurée. Lorsque le gardien ou le concierge d’un immeuble assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets (sortie des poubelles), les charges liées au salaire sont payées à hauteur de 75 % par le locataire. Les 25 % restants sont à la charge du propriétaire bailleur. Cette répartition est applicable y compris lorsqu'un tiers intervient pendant les repos hebdomadaires et les congés prévus du gardien ou du concierge, en cas de force majeure, ou en cas d'arrêt de travail ou en raison de l'impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien ou le concierge d'effectuer seul les deux tâches.
Le calcul des charges de copropriété: facile !
Lorsque le gardien ou le concierge s’occupe uniquement de l’entretien des parties communes (nettoyage, arrosage, changement d'ampoules…), les charges liées à son salaire sont payées par le locataire à hauteur de 40 %. Les 60 % restants sont à la charge du propriétaire bailleur. De même, lorsque le gardien ou le concierge s’occupe uniquement de sortir les poubelles selon la règlement applicable, les charges liées à son salaire sont payées par le locataire à hauteur de 40 %. Les 60 % restants sont à la charge du propriétaire bailleur.
Spécificités des avantages en nature et du logement de fonction
La valeur de l'avantage en nature logement est désormais diffusée par avenant à la convention collective. Les partenaires sociaux rappellent qu’en vertu de l’avenant n° 81, les valeurs des « m² logement » en fonction des trois catégories, définies à l’article 23, sont calculées sur la base du dernier IRL connu au 1er janvier de chaque année. L’évaluation forfaitaire logement dépend du rapport entre la rémunération mensuelle brute en espèces du salarié et le plafond mensuel.
Il existe des cas particuliers liés au logement :
- Logement par nécessité de service : Certaines personnes, pour accomplir leur service, sont tenues d’être logées dans les locaux où elles exercent leur fonction. Dans ce cas, l’avantage en nature dont elles bénéficient est diminué d’un abattement pour sujétion professionnelle spéciale de 30 % sur la valeur locative servant à établir la taxe d’habitation ou sur la valeur forfaitaire de l’avantage. Attention : cet abattement de 30 % ne s’applique pas systématiquement à tous les gardiens d’immeuble de catégorie B logés. Seuls les gardiens logés « par nécessité de service » peuvent prétendre à cet abattement.
- Suspension du contrat de travail : Si le logement a été attribué gratuitement à un salarié pour l’exercice de ses fonctions, il est devenu l’accessoire du contrat de travail. Le salarié en bénéficiant dans sa vie personnelle, l’employeur ne peut ni lui retirer ni lui imposer le versement d’un loyer pendant une période de suspension du contrat de travail pour maladie.
Concernant la déclaration des avantages en nature, DSN-Info insiste sur le fait qu'il faut bien déclarer un taux d'imposition à zéro dans la DSN, mais qu'il faut imposer un type de taux spécifique. Bien que le montant de l’avantage en nature soit déclaré dans la rémunération nette fiscale, le taux PAS et le montant du PAS sont à zéro. Ce dispositif n'exonère pas le salarié de l'impôt, mais lui accorde une période de répit lorsqu'il ne reçoit aucune rémunération en espèces.
Entretien des espaces extérieurs et jardinage
Le propriétaire peut se faire rembourser par son locataire certains frais engagés pour l’entretien des parties communes. Les dépenses relatives à l’entretien et à l’exploitation des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) peuvent être demandées au locataire.
Si vous avez un jardin et n’avez pas le temps de vous en occuper, ou si vous souhaitez créer un jardin en faisant appel à un paysagiste, le coût dépendra des tâches à réaliser, de la régularité de ces tâches et du format choisi (embauche ou prestation de service).
- Embauche directe (CESU) : Pour les petits travaux de jardinage, vous avez la possibilité d’embaucher un jardinier en le payant avec des chèques emploi service universel. Le principe est que vous devenez employeur de votre jardinier. Vous lui payez un montant donné, fixé ensemble, mais par ailleurs vous payez des cotisations sociales. Dans cette configuration, l’embauche d’un jardinier vous coûtera en moyenne 12 € à 20 € nets de l’heure auxquels il faut ajouter les cotisations sociales. En d’autres termes, in fine, embaucher un jardinier en CESU vous coûte entre 20 € et 32 € de l’heure.
- Prestation de service : Si vous n’embauchez pas de jardinier vous-même, vous pouvez faire appel à une entreprise ou un jardinier à son compte. Mais bien souvent, les entreprises de jardinage ne vous proposeront pas un tarif horaire : c’est au forfait que cela sera présenté. Pour vous, c’est une garantie : vous ne faites pas appel à un jardinier pour un nombre d’heures mais pour une tâche (élagage, taille de haies et/ou d’arbres, tonte, plantation, etc.).
Modalités de recouvrement des charges locatives
Le propriétaire peut demander un complément de charges, si la provision est inférieure au montant exact des charges locatives. Dans le cas d’une location meublée ou d’une colocation, vous pouvez également opter pour un forfait mensuel de charges. Les charges locatives figurant dans le contrat de bail sous forme de forfait n'ont pas à être régularisées.
Il convient de noter que lorsqu'une copropriété a recours à une entreprise de nettoyage, le propriétaire bailleur doit s'assurer que le contrat signé distingue bien les prestations récupérables de celles qui ne le sont pas. À défaut, la récupération des charges d'entretien et de poubelles n'est pas possible sur le locataire. Un décret du 19 décembre 2008 a toutefois assoupli ces conditions en permettant au bailleur de récupérer tout de même 40 % de la rémunération lorsque le concierge n'effectue qu'une des deux tâches, à condition que le salarié assure seul ces tâches sans l'intervention d'un tiers, sauf cas particulier du couple de gardiens assimilé à un personnel unique.
Enfin, il est rappelé que les frais de gardiennage de nuit et de week-end sont intégralement à la charge du bailleur. La gestion rigoureuse des justificatifs et le respect des répartitions légales garantissent la pérennité de la relation entre le propriétaire et son locataire tout en assurant la conformité avec les obligations fiscales et sociales en vigueur.