Le Livret, la Soutenance et le Tuteur Référent : Clés d'une Alternance Réussie

Vous êtes tuteur ou maître d’apprentissage et vous vous interrogez sur la nature et l’importance de vos relations avec l’école de votre alternant ? Il est fréquent que ces contacts ne soient pas toujours optimaux. Ne laissez pas traîner la situation ; agir rapidement est essentiel pour le succès de l'alternance. Pour replacer cette relation dans le cadre plus large du tutorat, il est utile de consulter également les informations sur la définition du tutorat en entreprise. Une bonne relation école-entreprise, ce n’est pas du temps en plus, c’est du temps mieux investi.

Vue d’ensemble : les 5 leviers d’une relation école-entreprise réussie

Pour optimiser la relation entre l'école et l'entreprise dans le cadre de l'alternance, il est crucial d'activer certains leviers à des moments précis et d'utiliser les outils appropriés.

La relation triangulaire, clé de la réussite

L’école et l’entreprise sont deux partenaires de l’alternance qui souvent se connaissent mal. L’école prend en charge les questions pédagogiques, telles que les cours et les diplômes, tandis que l’entreprise s’occupe de l’activité professionnelle, incluant les métiers, les fonctions et les missions. Le propre de l’alternance, clairement défini dans la loi, est pour l’alternant d’apprendre un métier et de découvrir le monde de l’entreprise avec une partie théorique et une partie pratique. Il ne s’agit pas de dire que les partenaires ne travaillent pas ensemble ou que les relations sont mauvaises. Il s’agit de constater que cette relation n’est pas toujours très fluide, souvent au détriment des alternants, et que chaque entité doit tout mettre en œuvre pour garantir une bonne communication.

La relation entre l’entreprise et l’école est fondamentale pour que l’alternance se passe dans les meilleures conditions possibles. Mais qu’est-ce qui explique que ces relations ne soient pas plus fluides en général ? L’entreprise est un lieu de production, l’école un espace pédagogique. L’alternance est un système qui permet d’acquérir des apprentissages dans ces deux lieux. Ces deux lieux sont étroitement liés par des apprentissages qui s’enrichissent, se complètent et se nourrissent mutuellement.

L’alternant passe d’un lieu à l’autre de façon discontinue et ses savoirs théoriques et pratiques s’ajustent et s’affinent, tantôt en découvrant la théorie, tantôt en se confrontant à la pratique. Les apprentissages dans ces deux sphères sont indissociables. C’est précisément l’objectif de l’alternance, son essence même et sa raison d’être.

Certaines écoles remplissent très bien cette obligation. Mais dans de trop nombreux cas, il faut le déplorer, cela ne fonctionne pas. C'est comme si chacun vivait dans le déni de l’existence de l’autre et entretenait ses propres méconnaissances. Entre l’école et l’entreprise, il y a parfois un monde fait d’incompréhensions, de silences, de fausses représentations, et tout cela ne va pas toujours dans le bon sens. Comment faire vivre cette relation ?

Les acteurs côté pédagogique : CFA, école professionnelle ou organisme de formation

Selon le diplôme préparé, l’alternant peut être inscrit dans différents types de structures pédagogiques :

• Le CFA (Centre de Formation des Apprentis) : structure historique de l’apprentissage, qui forme principalement aux diplômes du CAP au Bac+5 (CFA agricoles, CFA du BTP, CFA universitaires…).
• L’école professionnelle ou supérieure : écoles de commerce, écoles d’ingénieur, écoles de communication, qui proposent l’alternance sur leurs cursus en partenariat avec un CFA.
• L’organisme de formation continue : pour les contrats de professionnalisation, c’est souvent un organisme de formation classique qui prend en charge la partie pédagogique.

Quel que soit le type de structure, le rôle du tuteur ou du maître d’apprentissage en entreprise est le même : créer un pont entre la formation théorique et la pratique professionnelle. Les outils de la relation tuteur-CFA, tuteur-école ou tuteur-organisme de formation sont identiques : programme pédagogique, carnet de liaison, visites du tuteur pédagogique, projet final, soutenance.

Le rôle de l’école dans la construction de la relation

Le rôle de l’école est de construire la relation avec l’entreprise. Certaines écoles sont au rendez-vous de cette mission qui se traduit par une réunion d’information de rentrée, la nomination d’un tuteur pédagogique qui procède à une ou deux visites annuelles, la sollicitation du maître d’apprentissage en tant que membre du jury lors de la soutenance finale, et un carnet de liaison de plus en plus souvent dématérialisé pour garder le lien toute l’année. Cette activité d’information et de communication prend du temps, de l’énergie et représente un coût pour les écoles qu’elles ne sont pas toujours prêtes à investir car elles doivent rémunérer les enseignants pour déployer leur fonction tutorale (prises en charge possible par les OPCO).

Le recrutement de l’alternant et le choix du diplôme

Le premier contact école-entreprise se prend souvent au moment du recrutement par les services concernés, et les tuteurs ne sont pas toujours associés. De bonnes relations écoles-entreprises sont un gage d’efficacité. Lorsque les écoles entretiennent un réseau avec des entreprises, elles peuvent être en mesure de proposer des candidats.

Certaines entreprises ont l’habitude de travailler avec les écoles qui connaissent leurs métiers. Des conventions de partenariat peuvent être mises en place. Mais encore faut-il qu’elles aient une bonne connaissance des postes de travail et des compétences requises pour les occuper. L’école peut faire beaucoup pour l’entreprise à condition que chacun s’investisse dans la relation. C’est un choix que font nombre de DRH. Quant au diplôme, il n’est pas toujours facile pour l’entreprise de savoir quel est le « bon » diplôme dont elle a besoin.

Pour un opérationnel, ce peut être un Bac + 2, une licence ou un bachelor. Pour quelqu’un d’autonome qui conduirait un projet complexe, un master serait préférable. Ce travail de réflexion doit se faire en amont avec tous les acteurs : tuteur, manager, RH et l’école. Une fois l’alternant recruté, vient la phase d’accueil et d’intégration en entreprise qui pose les bases de la suite du parcours. Pour structurer l’ensemble du dispositif tutoral en lien avec l’école, il est également conseillé de consulter des méthodes pour mettre en place un tutorat efficace dans l'entreprise.

La montée en compétence à partir des deux référentiels

Les tuteurs n’ont pas toujours connaissance du programme pédagogique. Lorsque l’alternant arrive dans le service, l’équipe le considère comme un salarié junior. La nécessité de le monter en compétences en tenant compte d’un programme pédagogique n’est pas toujours un sujet central. Or, comment lui proposer des activités en lien avec le diplôme si l’on n’a pas le référentiel de formation ? Le tuteur doit être équipé du référentiel métier et du programme pédagogique. Pour aller plus loin sur la montée en compétences, des ressources supplémentaires sont disponibles sur la transmission des compétences en tant que tuteur.

Le carnet de liaison ou livret d’apprentissage

Les écoles mettent en place un lien qui se formalise par un livret de suivi ou carnet d’apprentissage, ou qui peut porter tout autre nom. Jusqu’alors, ce document avait la forme d’un livret papier format A4 dans lequel on trouvait des informations générales : rôle du livret, présentation des différents acteurs (apprenti, employeur, formation, équipe pédagogique…) et leurs coordonnées.

On y trouve également des informations pédagogiques : emploi du temps et calendrier des cours, résumé du programme pédagogique, progression du travail avec un parallèle établi entre théorie (au CFA) et pratique (en entreprise). On peut aussi y découvrir un espace dédié au suivi de l’apprenti : bilans intermédiaires, appréciations, évaluations, mais aussi informations sur le diplôme, les examens passés et leurs résultats.

Cet outil très utile, chargé de créer véritablement un pont relationnel, s’est peu à peu dématérialisé. Les écoles transmettent dès la rentrée un code d’accès à un extranet, et avec un mot de passe, le tuteur ou le maître d’apprentissage peut accéder à ces informations. Le carnet de liaison s’inscrit en complément du suivi régulier mis en place côté entreprise.

Le projet, le mémoire et la visite du tuteur pédagogique

Le projet est un travail à réaliser par l’alternant pour valider sa période en entreprise. Selon les niveaux de diplôme et selon les écoles, il peut prendre différentes formes. Simple rapport de stage, il peut aussi prendre la forme d’un travail de recherche approfondie allant jusqu’à la mise en œuvre d’actions complexes durant toute une année.

Pour valider le projet, le tuteur pédagogique se rapproche de l’entreprise. Ce projet fait l’objet d’un mémoire et d’une soutenance. Le rôle du tuteur ou du maître d’apprentissage est de donner à l’alternant tous les moyens dont il a besoin pour réussir : temps, réseaux, outils, documentation, accès informatiques, etc. Un projet mal accompagné est une cause fréquente de difficultés en fin de parcours, qui peuvent dégénérer jusqu’à la rupture du contrat d’apprentissage - d’où l’importance d’anticiper cette phase critique. En aucun cas il ne devra le réaliser lui-même. Il ne fait pas à la place de son tutoré.

Le moment le plus propice pour le réaliser se situe entre janvier et juin pour une soutenance en septembre. Il est important d’établir un calendrier de suivi et de s’y tenir. Il arrive souvent que le projet soit mené au dernier moment, en juin par exemple, et il est alors difficile d’aider l’alternant par manque de temps.

Le mémoire est la trace écrite du projet. Sa rédaction répond à une forme et un contenu imposé. Il sera lu par tous les membres du jury. C’est à la fois le travail du tutoré dont l’enjeu est de taille puisqu’il y va de la validation de sa période en entreprise, et celui de l’école à travers le tuteur pédagogique. Alors, quelle est la place du tuteur ou du maître d’apprentissage dans cet exercice ? Certains d’entre eux laissent du temps pour la rédaction du mémoire sur le temps de travail. D’autres pas. C’est à l’entreprise de donner les règles, mais il n’y a pas d’obligation à laisser rédiger le mémoire au travail. L’alternant peut le faire sur son temps libre, le soir, le week-end, pendant ses congés.

Certains tuteurs lisent et relisent le mémoire, voire le réécrivent. Un mémoire mal rédigé risque d’être rejeté à la soutenance, et un mémoire truffé de fautes d’orthographe fait mauvaise impression. L’ère numérique a modifié la sphère du langage. Les abréviations et le langage SMS font partie du quotidien numérique de la génération Z qui utilise de plus en plus la technologie vocale des ordinateurs. Technologie qui ne rédige pas encore de mémoire mais qui facilite la réponse aux questions et la rédaction directement sur Word grâce aux applications de dictaphone. Un tuteur ou un maître d’apprentissage qui relit les écrits et aide à la rédaction, c’est toujours mieux. C’est au jeune alternant de se prendre en main et au tuteur pédagogique de faire le nécessaire.

Être présent à la soutenance

En tant que tuteur d’entreprise, devez-vous participer à la soutenance ? Certaines écoles invitent les tuteurs à faire partie du jury. Les jurys sont composés a minima du tuteur pédagogique, du maître d’apprentissage et d’un président de jury, qui est souvent un autre professeur qu’on nomme parfois le candide.

Si le maître d’apprentissage ne peut pas se rendre à la soutenance, il est conseillé qu’il soit remplacé par un autre salarié, tuteur de compétences ou manager qui connaît bien le jeune alternant. De nombreux tuteurs sont heureux d’être sollicités, ils se sentent pleinement investis dans leurs responsabilités. Une bonne préparation à la soutenance est souhaitable.

Quelques semaines avant le jour J, le tuteur ou le maître d’apprentissage va rassembler l’équipe pour permettre au tutoré de réaliser une soutenance à blanc. L’équipe jouera les évaluateurs avec une critique bienveillante et sera force de propositions d’améliorations. Il est conseillé de renouveler l’opération autant de fois que nécessaire. Certains tutorés sont habitués à présenter leurs travaux devant l’équipe, et la prise de parole en public est plus facile. Cet excellent exercice renforce la communication orale.

Lors de la soutenance, le tuteur ou le maître d’apprentissage doit évaluer les résultats de son tutoré. Il est « normal » qu’il soit sensible aux critiques exprimées par les membres du jury qu’il trouve souvent trop sévères, trop théoriques ou trop éloignées du monde réel de l’entreprise. Parfois il peut avoir l’impression que c’est son travail qui est évalué. C’est un peu inconfortable et c’est une erreur. Au moment d’attribuer des notes, le contexte scolaire se fait vraiment sentir. La note est l’apanage de l’école et les tuteurs s’interrogent beaucoup sur leur capacité à « bien noter ». On note peu en entreprise, on évalue plutôt.

Lors de la soutenance, si le tuteur estime que la note proposée est trop faible, il essaiera de la faire remonter, mais les enseignants ont souvent le dernier mot. La soutenance, c’est l’exercice scolaire par excellence et, pour le tuteur, c’est un peu comme un élastique qui réveille une situation passée plus ou moins bien vécue.

Cette relation école-entreprise s’entretient. Elle n’est pas tout à fait « naturelle » et pourtant l’alternance n’existe pas sans ce lien. À chacun d’en prendre conscience et de prendre le temps nécessaire à sa réalisation.

L’IA générative dans la relation école-entreprise

L’arrivée de l’IA générative transforme certains aspects de la relation tuteur-école. Sans la remplacer, elle peut considérablement la fluidifier. Trois usages concrets se développent :

• Décrypter le programme pédagogique : un programme école est souvent technique. Le tuteur peut demander à des outils comme ChatGPT, Claude ou Gemini de le résumer en compétences opérationnelles directement traduisibles en missions concrètes pour l’alternant.
• Accompagner la rédaction du mémoire : sans rédiger à la place de l’alternant, l’IA peut l’aider à structurer son plan, identifier les attendus académiques, vérifier la cohérence argumentative. Le tuteur joue ici le rôle de garde-fou : que l’IA reste un outil, pas un substitut.
• Préparer la soutenance à blanc : l’IA peut générer des questions probables du jury à partir du résumé du mémoire, simulant ainsi un entraînement utile pour l’alternant.

Côté école, l'IA peut également apporter des contributions, par exemple en analysant les mémoires pour détecter des incohérences ou des manques, ou en personnalisant les parcours de formation.

Préparer et réussir sa soutenance : les clés pour l'alternant

La réalisation d’un mémoire universitaire est une expérience éprouvante, et la préparation de la soutenance peut être une source d'angoisse. Michèle, par exemple, se sent « vidée » et ne sait plus comment aborder cette phase cruciale. Ses questions sont légitimes : « Qu’est-ce que doit contenir une soutenance ? Comment l’aborder ? Je suppose que ce n’est pas présenter ce qui est écrit dans le mémoire. Doit-on partir des références bibliographiques ? Comment présenter son enquête ? »

Il est souvent entendu que le contenu d’une soutenance doit être différent du contenu de l’écrit. Les critères d'évaluation ne sont pas toujours explicitement donnés, et il est essentiel que les étudiants se renseignent directement auprès de leurs enseignants pour bien cerner ce qui leur sera demandé. En effet, certains conseils entre étudiants peuvent être complètement à côté de ce qu'il faudrait.

Dans le cadre d’une soutenance, il y a des critères afférents à la forme (supports, durée…) et des critères afférents au fond (contenu). Concernant la forme, les critères varient autant que les institutions. Il est important de se renseigner sur les règles spécifiques de votre Université et de vos enseignants : Avez-vous le droit de lire un texte rédigé à l’avance ? Est-ce autorisé ? Est-ce mal vu ? Et gardez en tête que le respect du temps qui vous est alloué pour présenter votre écrit est important. Entraînez-vous donc à présenter votre écrit en respectant les 10 minutes (par exemple) qui vous sont imparties, et n’oubliez pas que l’on a tendance à parler plus vite le jour J.

Habituellement, les enseignants qui composent votre jury ont lu votre écrit. Dans certaines universités, l’un des membres du jury a lu et noté l’écrit, tandis que l’autre enseignant n’a pas lu le mémoire et vient apporter un regard complémentaire pour évaluer la soutenance. D’une manière générale, les enseignants ont lu votre écrit en s’intéressant plus spécifiquement à certains points clés.

Il est fréquent que le jury s'interroge sur :

• Comment avez-vous choisi votre sujet ?
• Quelles premières questions vous êtes-vous posées ?
• Quelles investigations avez-vous menées ?

Il ne faut pas oublier que le mémoire est un exercice de recherche. Il fait partie intégrante de votre formation et doit donc rendre compte de la réflexion que vous avez menée. Sur 10 minutes de présentation, les éléments de description de votre recherche (thème, problématique, modalités d’investigation) doivent occuper moins de la moitié de votre temps.

Quant à la présentation de l'enquête, comme Michèle se le demande, il faut aborder des points précis :

• Population enquêtées : Qui ? Combien ?
• Méthodologie : Comment avez-vous recueilli les données ?

Parfois, il arrive que l’on rende un écrit alors que l’on est encore aux prises avec de nombreuses questions. La soutenance est LE lieu où vous pouvez exposer le prolongement de vos réflexions, compléter vos arguments, les discuter ou les remettre en cause. Gardez toujours à l’esprit qu’aussi bien à l’écrit qu’à l’oral, les contenus uniquement descriptifs n’ont que peu d’intérêt (j’ai fait ça, il s’est passé ça, j’ai lu ça…). L'enjeu est de démontrer votre capacité d'analyse, de synthèse et de critique.

tags: #livret #soutenance #tuteur #referent