Pour un collaborateur qui intègre une nouvelle entreprise, un onboarding efficace est essentiel pour créer une bonne première impression, lui donner confiance dans ses nouvelles fonctions et l'intégrer à son équipe. Les problèmes personnels créés par un onboarding de mauvaise qualité peuvent être un véritable défi pour une nouvelle recrue. La dynamique d'équipe et le moral sont l'une des principales raisons pour lesquelles l'onboarding est si important - à la fois pour la nouvelle recrue et pour les collègues avec lesquels elle travaille. Suivre les meilleures pratiques d'onboarding permet de maintenir les nouvelles recrues plus longtemps au sein de l'entreprise.
Si un bon onboarding augmente la rétention, il est logique qu'un mauvais onboarding fasse grimper les taux de rotation du personnel. Un turnover élevé a toujours représenté un coût douloureux pour les entreprises de toutes tailles, mais il est particulièrement problématique aujourd'hui, alors qu'il est si difficile de recruter des talents qualifiés. Les préférences générationnelles changeantes du personnel rendent la rétention des talents encore plus cruciale. Un sondage Gallup de 2023, par exemple, a révélé que 21 % des travailleurs milléniaux avaient changé d'emploi au cours de la dernière année, un taux trois fois plus élevé que la moyenne des autres groupes d'âge. La Génération Z semble également plus encline que d'autres tranches d'âge à choisir et à quitter ses employeurs. Dans cet environnement de travail, les employeurs doivent prendre toutes les mesures possibles pour stimuler la rétention - et l'onboarding est un excellent point de départ.
Les coûts cachés et la réalité financière de l'embauche
Les professionnels des RH savent à quel point il peut être coûteux d'embaucher de nouveaux employés. Lorsque l'on ne considère que les coûts combinés de la création d'une description de poste, de la publication de l'offre, des frais des plateformes d'emploi et des éventuels honoraires d'agences de recrutement, même des budgets généreux peuvent être mis à rude épreuve. Ce coût peut être amorti une fois que la nouvelle recrue est pleinement opérationnelle et commence à apporter une contribution réelle à l'entreprise. L'onboarding ne se limite pas à organiser une rencontre de bienvenue et à présenter les politiques de l'entreprise. À un moment donné, la nouvelle recrue doit être formée à ses nouvelles responsabilités ainsi qu'aux outils et équipements nécessaires. Selon le rôle, ces coûts peuvent rapidement s'envoler. Selon l'organisme de formation ATD, les entreprises dépensent en moyenne 1 252 € par employé en formation chaque année. Encore une fois, si la nouvelle recrue quitte l'entreprise prématurément, l'investissement financier et temporel de sa formation est perdu.
Quel que soit le talent d'une nouvelle recrue, il lui faudra toujours du temps avant d'atteindre son plein potentiel. La durée exacte est difficile à estimer - la métrique de "temps de productivité" dépend de la complexité du rôle et des capacités de l'employé. Quelle que soit la durée de cette période, si un employé démissionne avant d'atteindre un niveau de productivité élevé, l'entreprise n'obtient rien en retour de l'investissement qu'elle a réalisé pour son recrutement et sa formation. La plupart des entreprises ont aujourd'hui compris que l'onboarding joue un rôle majeur dans la rétention et la performance future de tout nouveau collaborateur.
La Chronik de Frédérik : Combien coûte un recrutement ?
Indicateurs de performance et retour sur investissement
Dans un contexte de tension sur le marché du travail, êtes-vous prêt à sacrifier tous les efforts réalisés pour recruter un nouveau collaborateur à cause d’un onboarding défaillant ? Le coût et la performance de l’intégration d’un salarié peuvent être calculés et suivis grâce à l’analyse de trois indicateurs : le taux de rétention, le taux de satisfaction des collaborateurs et le retour sur investissement.
Retenir ses talents en les fidélisant
Si un nouveau collaborateur quitte l’entreprise prématurément, tout le capital humain investi en le recrutant et en le formant est perdu. Et cela peut coûter très cher… Par exemple, l’échec de l’intégration d’un nouveau cadre peut coûter jusqu’à quarante fois son salaire de base. Ainsi, tant que le parcours d'intégration n’est pas complètement finalisé, le recrutement n’est pas réussi. Le taux de rétention mesure le pourcentage de collaborateurs qui travaille toujours dans l'entreprise à la fin d'une période donnée. Suivre le taux de rétention de vos nouveaux collaborateurs donne un premier signal pour contrôler l'efficacité de votre parcours d’onboarding. Comparez ce taux à six mois, un an et trois ans : cela vous aidera à analyser les moments les plus critiques pour conserver vos recrues. 1 employé qui décide de rester = 1 recrutement économisé.
Évaluer la satisfaction via l'eNPS
Avoir un retour d’expérience régulier de la part des nouveaux collaborateurs quant-à leur intégration présente un double avantage : la détection en amont de tout problème avant qu’il ne pénalise le nouveau salarié et l’entreprise, et l’amélioration continue du planning d’intégration. Le taux de satisfaction du collaborateur se mesure en général grâce l’Employee Net Promoter Score (ou eNPS). Cet indicateur permet de mesurer la propension du collaborateur à recommander l’entreprise à ses proches et à son réseau. Il se matérialise sous la forme d’un scoring de 0 à 10. Surtout en présence de détracteurs, il est vital de connaître les raisons d’une telle déconvenue dans le cadre d’un entretien pour déployer rapidement les actions correctives nécessaires.
L'importance du tutorat et de l'accompagnement humain
Pratique courante dans la culture anglo-saxonne, désigner un parrain ou un tuteur participe à rendre le parcours d’intégration agréable et engageant. L’idée ? Le nouvel arrivant est accueilli par un tuteur - qui n’est pas nécessairement le manager. Arriver dans une équipe déjà constituée n’est pas évident. Les membres se connaissent et partagent des anecdotes communes. Pour se familiariser avec l’activité, les fonctionnements et valeurs de l’entreprise, le nouveau collaborateur doit être immergé dès le premier jour.
Le tuteur joue un rôle de facilitateur social et technique. Au lieu de préparer des power point avec l’organigramme et l’historique de l’entreprise accompagnés d’un livret d’accueil, pourquoi ne pas envisager une façon plus amusante de découvrir votre entreprise ? L’intégration d’un nouveau salarié représente bien plus qu’une simple formalité administrative. Saviez-vous que 20 % des nouveaux collaborateurs envisagent de quitter leur entreprise dès le premier jour ? Un chiffre alarmant qui révèle l’importance cruciale d’un onboarding structuré et efficace. Dans un contexte où 70 % des employeurs peinent à recruter, perdre un talent par manque d’accompagnement coûte entre 29 000 et 37 000 euros.
Structurer le parcours pour maximiser l'efficacité
La réussite d’un onboarding repose sur une approche temporelle structurée en trois phases distinctes.
Phase 1 - Le Pré-onboarding (J-30 à J-1)
Cette phase démarre dès la signature du contrat et s’étend jusqu’à la veille de l’arrivée effective. Contrairement aux idées reçues, cette période pré-intégration conditionne jusqu’à 30 % du succès global du processus. Elle permet de maintenir l’engagement du candidat et de préparer minutieusement son entrée dans l’entreprise. À J-30, l’envoi d’un welcome pack digital marque le début officiel de la relation. À J-7, le référent ou parrain désigné entre en contact de manière informelle, par téléphone ou visioclair.
Phase 2 - L’Onboarding Actif (Jour J à Semaine 4)
Le jour J représente un moment décisif qui ancre durablement les premières impressions. La première journée doit être conçue comme un parcours d’immersion progressive. L’accueil autour d’un petit-déjeuner convivial avec l’équipe proche permet de briser la glace dans une atmosphère détendue. La visite complète des locaux constitue une étape fondamentale souvent négligée. Le nouveau collaborateur doit repérer les espaces de pause, le réfectoire, les sanitaires, les issues de secours, les salles de réunion, l’espace de travail de chaque service. Ces repères spatiaux créent un sentiment de sécurité et d’appartenance indispensable au confort psychologique.
Phase 3 - Le Suivi à Long Terme (Mois 2 à 12)
L’erreur classique consiste à considérer l’intégration terminée après la première semaine. En réalité, la période d’intégration effective s’étend sur 3 à 12 mois selon la complexité du poste et le profil du collaborateur. Durant les premiers mois, le nouveau salarié continue d’apprendre intensivement, notamment auprès de son tuteur qui transmet progressivement les us et coutumes de l’entreprise. La disponibilité du manager et du tuteur reste primordiale. Le collaborateur doit se sentir légitime à poser des questions sans craindre le jugement. Cette sécurité psychologique favorise l’apprentissage rapide et évite les erreurs coûteuses liées à des incompréhensions non exprimées.
Analyse du coût global et des charges de fonctionnement
Embaucher un salarié supplémentaire est une décision importante, qui ne peut pas être prise sans en avoir mesuré préalablement les incidences financières. Or, le coût d’une embauche pour l'employeur ne se limite pas aux salaires et aux charges sociales. D’autres coûts s’ajoutent alors qu’ils n’ont pas été toujours anticipés. Le calcul du coût social consiste en l'addition de trois éléments : le salaire net, les retenues salariales et les charges patronales.
La présence d’un nouveau salarié génère divers coûts que l’entreprise a parfois mal évalués, voire omis d'évaluer. Il est prudent de calculer les coûts liés à un véhicule, à la restauration et l’hébergement, aux autres modes de voyage, ainsi que les investissements dans une nouvelle machine ou du matériel de bureau, achat de petits matériels et vêtements de travail, coûts téléphoniques, fournitures de bureaux, coûts administratifs et honoraires, documentation, assurance, formation. Ces multiples coûts pèsent sur le résultat de l’entreprise. Il n’est pas rare qu’au final les charges de fonctionnement dépassent 20 % du salaire brut.
Il reste un impact qui est trop souvent oublié : cette nouvelle embauche entraînera probablement une modification de l'organisation de l’entreprise, obligeant le dirigeant ou l'un de ses autres salariés, à passer moins de temps à vendre ou à produire, et plus de temps à faire du commercial ou à former le nouvel embauché. Or, cette baisse d’activité qui découle d’une réaffectation des tâches doit également être estimée. À défaut, l'entreprise aura peut-être augmenté le chiffre d’affaires pour compenser l’arrivée d’un nouvel embauché, mais pas suffisamment pour couvrir les conséquences de la réorganisation, aussi légère soit-elle. La mise en place d’un parcours d’onboarding solide permet de réduire ces coûts en accélérant la montée en compétence et en minimisant les erreurs liées à une mauvaise intégration.