La gestion d'une copropriété repose sur un équilibre complexe entre les obligations légales, la protection des données personnelles et la nécessité d'une communication fluide entre le syndic et les copropriétaires. Qu'il s'agisse de la mise à jour des adresses, de la gestion des mesures de protection juridique ou des interactions avec les institutions, chaque étape nécessite une rigueur administrative constante.
Les obligations de notification et la responsabilité du copropriétaire
La liste des copropriétaires est un document indispensable au syndic en ce qu’il contient les coordonnées des copropriétaires, qu’ils aient ou non leur résidence principale dans l’immeuble, permettant ainsi de leur notifier, entre autres, la convocation à l’assemblée générale s’ils ont opté pour la voie postale. Conformément à l’article 32 du décret du 17 mars 1967, il appartient au syndic d’établir et de mettre à jour la liste des copropriétaires.
Cependant, en cas de changement de domicile d’un copropriétaire n’ayant pas sa résidence principale dans l’immeuble, la situation peut s‘avérer problématique, aucun texte n’imposant à un copropriétaire de notifier au syndic son changement d’adresse. La Loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967 mettent essentiellement à la charge du copropriétaire la communication de l’adresse de son domicile réel ou élu. L’article 65 du décret du 17 mars 1967 impose à toute personne, physique ou morale, titulaire d’un droit réel sur un lot de copropriété de notifier le transfert de son domicile réel ou élu.
La notification de changement d’adresse doit être faite par courrier recommandé ou par télécopie avec avis de réception conformément aux dispositions de l’article 64 du décret. Cette obligation est d’ordre public. La connaissance de l’adresse du domicile réel ou élu du copropriétaire est essentielle pour que ce dernier puisse exercer ses droits. Faute d’avoir pu être réellement destinataire des convocations d’assemblée générale et de la notification des procès-verbaux, le copropriétaire n’ayant pas déclaré son adresse ne peut contester les décisions collectives.
Jurisprudence et sécurité juridique des assemblées générales
La Cour d’appel de Toulouse vient de trancher dans un arrêt remarqué (n° 23/00840, 5 février 2025) : un copropriétaire qui n’informe pas officiellement son syndic de son changement d’adresse ne peut pas demander l’annulation d’une assemblée générale pour défaut de convocation. La situation opposait une copropriétaire, Madame K.R., à son syndic. Après la clôture de sa liquidation judiciaire, la copropriétaire n’avait pas officiellement notifié sa nouvelle adresse au syndic. N’ayant pas reçu cette convocation, la copropriétaire a demandé l’annulation de l’assemblée générale, estimant que son droit fondamental de participer aux décisions collectives avait été violé.
Cette décision renforce la sécurité juridique des assemblées générales. Si la décision confirme la responsabilité principale du copropriétaire, elle ne décharge pas complètement le syndic. Les tribunaux confirment de manière régulière la responsabilité principale du copropriétaire dans la communication de ses coordonnées au syndic. La précision apportée par cet arrêt a des conséquences directes sur l’organisation administrative des copropriétés.
Confidentialité, RGPD et accès aux informations
Au regard des informations personnelles que l’on y trouve, la question de la communication de la liste des copropriétaires se pose régulièrement et peut être source de conflits entre les conseillers syndicaux et le syndic. La liste doit comprendre les informations concernant l’ensemble des copropriétaires ainsi que les titulaires d’un droit d’usufruit, de nue-propriété, d’usage ou d’habitation, avec indication des lots en question. Le syndic mentionne alors l’état civil des copropriétaires et des titulaires des droits ainsi que leur domicile réel ou élu.
Au regard des mentions qui figurent dans la liste des copropriétaires et des dispositions relatives au règlement général de protection des données (RGPD), le syndic est obligé d’assurer la confidentialité des informations personnelles en sa possession et ne peut donc les communiquer. Une obligation reprise à l’article 7 du Code de déontologie des professionnels de l’immobilier. Néanmoins, une telle prohibition est susceptible d’entrer en conflit avec les prérogatives des conseillers syndicaux, lesquels peuvent prendre connaissance et copie «de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété» (art. 21, loi du 10 juillet 1965).
Selon la CNIL, le syndic ne peut invoquer le RGPD pour refuser la communication d’un document dès lors qu’un texte en prévoit explicitement la consultation. Par ailleurs, l’extranet de l’immeuble doit comporter, dans la partie accessible aux seuls membres du conseil syndical, la liste des copropriétaires établie par le syndic conformément aux dispositions de l’article 32 du décret de 1967, comprenant donc les coordonnées de chacun, y compris l’adresse électronique le cas échéant.
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Mesures de protection juridique et rôle du juge des tutelles
Le changement du lieu de résidence est un des éléments les plus perturbants pour une personne âgée. C’est pourquoi la loi rend obligatoire l’intervention du juge des tutelles lorsque la personne bénéficie d’une protection judiciaire ou d’un mandat de protection future. Si l’un des copropriétaires fait l’objet d’une mesure de protection, le tuteur ou, selon le cas, le curateur, le mandataire spécial, le mandataire de protection future, lorsque son mandat prend effet, ou le mandataire ad hoc notifie son mandat au syndic qui doit porter cette mention sur la liste.
Il en est de même de l’administrateur légal d’un mineur copropriétaire, du mandataire commun désigné en application de l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d’indivision ou d’usufruit d’un lot de copropriété et du mandataire qui a reçu mission d’administrer ou de gérer à effet posthume un lot de copropriété.
Le logement de la personne protégée et les meubles dont il est garni, qu’il s’agisse d’une résidence principale ou secondaire, sont conservés à la disposition de celle-ci aussi longtemps qu’il est possible. S’il devient nécessaire ou s’il est de l’intérêt de la personne protégée que son appartement soit vendu lorsqu’elle en est propriétaire, ou son bail résilié ou qu’un nouveau bail soit conclu, l’acte est autorisé par le juge qui doit nommer un mandataire pour mettre en œuvre sa décision. Le juge des tutelles est également compétent pour statuer sur un litige entre la personne protégée et son protecteur ou les proches entre eux à propos de la personne protégée.
Éligibilité aux aides sociales et changements de situation
Parallèlement à la gestion immobilière, la situation administrative personnelle peut influencer l'accès à certaines aides, comme le chèque énergie. Le chèque énergie vous est habituellement envoyé automatiquement si vous y êtes éligible. C’est l’administration fiscale qui établit chaque année la liste des bénéficiaires en fonction des informations dont elle dispose.
L’éligibilité au chèque énergie s’apprécie au regard des critères suivants : le revenu fiscal de référence (RFR) de l’année N-2 de l’ensemble des personnes vivant dans le logement, et la composition du ménage au sens de la taxe d’habitation au 1er janvier N-1, qui permet de déterminer le nombre d’unité de consommation (UC). Le droit au chèque énergie est déterminé en prenant en compte tous les revenus de toutes les personnes composant le ménage.
Si votre situation a changé, il est effectivement nécessaire de fournir des justificatifs afin de nous permettre de nous assurer de votre éligibilité au chèque énergie. Par ailleurs, pour les personnes éloignées du numérique et qui doivent déposer une demande, un parcours alternatif a été prévu sous la forme du dépôt d’une réclamation par courrier papier. En 2024, compte tenu de la suppression de la taxe d’habitation sur les résidences principales, les ménages bénéficiaires au titre de 2023 ont reçu un chèque automatiquement au mois d’avril 2024. Entre le 4 juillet et le 31 décembre 2024, l’Etat avait mis en place un portail pour les ménages dont les revenus 2022, déclarés en 2023 et la composition du ménage au 31/12/2022 leur permettaient d'être éligibles au chèque énergie au titre de l’année 2024.
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