La gestion de projet au sein des formations universitaires technologiques, et plus particulièrement dans le cadre du DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations), repose sur une structuration rigoureuse des processus. L'utilisation d'outils visuels, tels que les diagrammes d'opérations, permet de modéliser la complexité d'une démarche analytique. Bien que la méthode des plans d’expériences soit devenue une méthode de choix dans le cadre du traitement analytique de procédés, ses principes de rigueur, d'optimisation et de suivi sont directement transposables à la gestion de projet tutoré.
La structuration méthodologique du projet tutoré
Vous allez débuter à la rentrée prochaine une formation de préparation au DUT GEA ou bien vous êtes à la recherche de renseignements sur les formations permettant d’exercer des fonctions de manager ou de gestionnaire dans des entreprises, ce qui suit va vous intéresser. Il s’agit d’un projet qui va inviter l’étudiant à répondre individuellement ou en groupe composé de maximum 3 personnes à une question. Celle-ci est choisie par le/les étudiant(s) en accord avec le tuteur qui est un enseignant de l’IUT tout en sachant que les options sont nombreuses.
Parce que disposer de connaissances ne va pas toujours de pair avec la capacité à les appliquer, le projet tutoré vise à placer l’étudiant en situation professionnelle. Ce projet pourra d’ailleurs être intégré au portfolio de l’étudiant en vue de futures recherches d’emploi. Il est donc conseillé d’opter pour une thématique qui intéresse et qui est liée à son projet professionnel. La modélisation de cette démarche, à l'instar des applications en chimie - qui, quoique discrètes, ont tout à fait démontré leur utilité pour optimiser une grande variété de procédés de laboratoires - permet de visualiser les étapes critiques du projet.
Analyse des processus et gestion du timing
La gestion du temps est une composante essentielle de la réussite. Le journal de bord, délivré en début de formation, sera à remplir au fur et à mesure de l’avancée du projet. Il permettra à l’examinateur d’observer les méthodes mises en place et de voir si la gestion du timing a été bonne. Dans un diagramme d'opérations, chaque étape est liée à une ressource temporelle ; ainsi, l'étudiant apprend à anticiper les rendements variables obtenus, non pas sur une réaction chimique, mais sur sa propre productivité.
Le rapport écrit sera quant à lui le document remis et servant de réponse à la question initialement posée. Si le volume de ce document ne sera pas imposé, tous les enseignants vous diront de privilégier la qualité à la quantité. Ce principe de "qualité sur quantité" est un pilier de l'optimisation des procédés : identifier les paramètres influents permet de concentrer les efforts sur ce qui génère réellement de la valeur ajoutée.
Outils d'aide à la décision et communication
La soutenance orale, enfin, doit permettre de constater l’aisance de l’étudiant face à un public. Seront donc observés ce point mais aussi sa capacité de synthèse puisque l’objectif sera là de présenter le projet et la réponse apportée en se focalisant sur les éléments essentiels. C’est à la fin du 4ème semestre, avant le départ en stage, que sera généralement évalué ce projet par deux membres de l’équipe pédagogique de l’IUT, le tuteur et un autre enseignant.
Pour réussir cette présentation, l'étudiant doit avoir mis en place des schémas explicatifs clairs. À l'instar de la méthode des plans d'expériences, qui permet de comprendre l’origine des erreurs qui affectent un résultat, le diagramme d'opérations permet de rendre compte de la logique décisionnelle suivie durant le projet. Il s’agit de mettre à la portée des observateurs, par une application simple, la complexité du travail réalisé.
Étapes de cartographie des processus métier
Adaptation aux contraintes opérationnelles
Avant toute chose, il est bon de savoir que la formation prévoit peu de créneaux horaires dédiés au projet tutoré. Aussi, il s’agira essentiellement d’un travail à réaliser sur son temps libre. Cette contrainte impose une discipline quasi industrielle. Le diagramme d'opérations devient alors un outil de survie organisationnelle : chaque tâche doit être identifiée, séquencée et optimisée.
L'approche par plans d'expériences, appliquée au contexte du projet tutoré, suggère de tester des variantes dans l'organisation du travail pour trouver celle qui maximise l'efficacité. Bien d’autres possibilités existent pour structurer ces projets, mais la clarté visuelle reste le dénominateur commun des meilleures réalisations. En visualisant son projet comme un flux d'opérations, l'étudiant GEA devient un gestionnaire capable de transformer une contrainte académique en une véritable expérience de management.
Optimisation continue des méthodes de travail
Si l'on considère le projet tutoré comme un système, les entrées sont les connaissances académiques, les ressources sont le temps et le travail en équipe, et la sortie est le rapport final et la soutenance. L'optimisation, telle qu'elle est pratiquée dans les laboratoires de chimie, consiste à isoler les variables pour comprendre leur impact sur le résultat final. Dans le cadre du DUT GEA, les variables sont les méthodes de gestion, la répartition des rôles et l'utilisation des outils de planification.
En schématisant ces variables dans un diagramme d'opérations, l'étudiant peut identifier si une mauvaise gestion du timing provient d'un manque de ressources, d'une mauvaise priorisation des tâches ou d'une mauvaise compréhension du sujet. L'objectif est de permettre à l'étudiant de devenir l'acteur principal de son apprentissage, en utilisant des outils professionnels pour répondre à une problématique complexe de manière structurée et analytique. Le passage de la théorie à la pratique, soutenu par une rigueur méthodologique, constitue le cœur même de la formation en gestion des entreprises et des administrations.